Jak rozliczane są koszty ciepła we wspólnocie mieszkaniowej? Zasady rozliczania kosztów zakupu ciepła

Zarządcy budynków mają obowiązek uregulować problemy związane z podziałem kosztów zakupu ciepła na poszczególne lokale wewnętrznymi przepisami. Prawo energetyczne daje dużą swobodę w doborze metody przypisania udziału poszczególnych lokali w ogólnych kosztach zakupu ciepła. Jakie są zasady rozliczania kosztów zakupu ciepła w budynku wielolokalowym? Na te i inne pytania odpowiadamy w artykule poniżej.

Spis treści

1. Zasady rozliczania kosztów zakupu ciepła - ogrzewanie i c.w.u.
2. Wybór metody rozliczania kosztów
3. Obowiązki informacyjne właściciela lub zarządcy
4. Regulamin rozliczeń
5. Sankcje za niestosowanie zasad

Zasady rozliczania kosztów zakupu ciepła - ogrzewanie i c.w.u.

Koszty zakupu paliw gazowych, energii elektrycznej lub ciepła dostarczanych do budynku, w którym znajdują się lokale mieszkalne i użytkowe stanowią wyłącznie opłaty wnoszone na rzecz przedsiębiorstwa energetycznego.

Zasady rozliczania kosztów zakupu ciepła zostały uregulowane w art. 45a ust. 8 pkt 1 ustawy Prawo energetyczne (dalej: upe).

Rozliczanie kosztów ogrzewania

Stosownie do tego przepisu koszty ogrzewania rozlicza się:

1) dla lokali mieszkalnych i użytkowych na podstawie:

• wskazania ciepłomierzy lub
• wskazania podzielników kosztów ogrzewania, albo
• kubatury lub powierzchni lokali, ale wyłącznie w przypadkach, gdy zastosowanie ciepłomierzy bądź podzielników kosztów ogrzewania jest technicznie niewykonalne lub nieopłacalne;

2) dla wspólnych części budynku wielolokalowego:

• uwzględniając powierzchnię lub kubaturę tych części proporcjonalnie do powierzchni lub kubatury lokali w tym budynku. Oznacza to, że trzeba mieć zrobione pomiary (inwentaryzację) powierzchni/kubatury w częściach wspólnych budynku.

Rozliczenie na podstawie powierzchni znajduje zastosowanie jedynie w przypadku, gdy wszystkie pomieszczenia (kondygnacje) w budynku są tej samej wysokości. Przy różnych wysokościach stosuje się rozliczenie według kubatury.

Ponadto rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie wymaga, aby wybrana metoda rozliczenia kosztów ogrzewania uwzględniała współczynniki wyrównawcze zużycia ciepła na ogrzewanie wynikające z położenia lokalu w bryle budynku, przy jednoczesnym zachowaniu prawidłowych warunków eksploatacji budynku określonych w odrębnych przepisach.

Współczynniki wyrównawcze należy obliczać indywidualnie dla każdego budynku i lokalu. Jest to zadanie bardzo pracochłonne i kosztowne, dlatego też firmy montujące ciepłomierze lub podzielniki kosztów korzystają z tabelarycznych danych podających te dane w sposób przybliżony.

Rozliczanie kosztów ciepłej wody

W myśl art. 45a ust. 8 pkt 2 upe koszty przygotowania ciepłej wody użytkowej należy rozliczać, stosując metody wykorzystujące:

• wskazania wodomierzy ciepłej wody w lokalach,
• liczbę osób zamieszkałych w lokalu, ale tylko w przypadku, gdy montaż wodomierzy jest technicznie niewykonalny lub ekonomicznie nieopłacalny.

Rozliczanie kosztów stałych dostawy ciepła

Natomiast zgodnie z art. 45a ust. 8 pkt 3 upe koszty stałe dostawy ciepła rozliczamy:

• na centralne ogrzewanie – wykorzystując proporcjonalny udział w powierzchni lub kubaturze lokali; tu trzeba zwrócić uwag, że w ustawie Prawo energetyczne jest mowa jedynie o powierzchni lub kubaturze lokali, czego nie należy w każdym przypadku utożsamiać z udziałem, gdyż udział, zgodnie z ustawą o własności lokali, oblicza się jako stosunek powierzchni lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych do sumy powierzchni wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami przynależnymi,
• na przygotowanie ciepłej wody użytkowej – wykorzystując liczbę lokali w budynku lub powierzchnię lokali.

Z powyższych przepisów wynika, że rozliczanie kosztów ogrzewania lokali powinno co do zasady odbywać się na podstawie wskazań ciepłomierzy lub podzielników kosztów ogrzewania. Natomiast rozliczanie na podstawie kubatury lub powierzchni lokali jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach, gdy zastosowanie ciepłomierzy lub podzielników kosztów ogrzewania jest technicznie niewykonalne lub nieopłacalne.

Inne, niż określone w przepisach upe formy rozliczania kosztów stałych, jak np. bardzo popularna metoda rozliczania proporcjonalnie do ilości zużywanego ciepła lub wody, są niedopuszczalne.

Polecamy do przeczytania też materiał: Liczniki ze zdalnym odczytem. Czy jest obowiązek montażu liczników ze zdalnym odczytem?

Wybór metody rozliczania kosztów

Stosownie do § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania technicznej możliwości i opłacalności zastosowania ciepłomierzy, podzielników kosztów ogrzewania oraz wodomierzy do pomiaru ciepłej wody użytkowej, warunków wyboru metody rozliczania kosztów zakupu ciepła oraz zakresu informacji zawartych w indywidualnych rozliczeniach właściciel lub zarządca budynku wielolokalowego dokonuje wyboru metody rozliczania całkowitych kosztów zakupu ciepła na poszczególne lokale w tym budynku.

Musi to zrobić tak, aby wybrana metoda, uwzględniając współczynniki wyrównawcze zużycia ciepła na ogrzewanie wynikające z położenia lokalu w bryle budynku, przy jednoczesnym zachowaniu prawidłowych warunków eksploatacji budynku określonych w odrębnych przepisach, stymulowała energooszczędne zachowania oraz zapewniała ustalanie kosztów zakupu ciepła w sposób odpowiadający zużyciu ciepła na ogrzewanie.

Właściciel lub zarządca budynku wielolokalowego dokonuje wyboru metody rozliczania kosztów zakupu ciepła wykorzystującej wskazania podzielników kosztów ogrzewania, jeżeli dla kosztów zmiennych zakupu ciepła, zależnych od jego zużycia w lokalach dla każdego sezonu grzewczego, możliwe jest wyznaczenie:

• maksymalnego kosztu zmiennego zakupu ciepła zależnego od jego zużycia w lokalach w przeliczeniu na 1 m² powierzchni lokali użytkowanych w budynku wielolokalowym - koszt ten wylicza się jako wartość zużycia ciepła na dany lokal wynikającą z technicznej możliwości dostawy ciepła do lokalu,

oraz

• minimalnego kosztu zmiennego zakupu ciepła zależnego od jego zużycia w lokalach w przeliczeniu na 1 m² powierzchni lokali użytkowanych w budynku wielolokalowym - koszt ten wylicza się jako wartość zużycia ciepła do ogrzania lokalu konieczną do utrzymania w nim temperatur nie niższych niż temperatury obliczeniowe ogrzewanych pomieszczeń.

Obowiązki informacyjne właściciela lub zarządcy

W celu stymulowania zachowań energooszczędnych wśród użytkowników lokali przepisy ustawy oraz rozporządzenia nakładają na właścicieli lub zarządców obowiązki informacyjne. Zgodnie z art. 45c upe nakłada na właściciela lub zarządcę budynku wielolokalowego obowiązek bezpłatnego udostępnienia - przynajmniej raz w roku - informacji o kosztach zakupu ciepła wszystkim użytkownikom lokali, bez względu na to, w jaki sposób są te koszty rozliczane.

Jeżeli poszczególne lokale są rozliczane za pomocą ciepłomierzy lub podzielników albo wodomierzy z funkcją odczytu zdalnego, wówczas właściciel lub zarządca budynku ma obowiązek umożliwienia uzyskania takich informacji użytkownikom lokali jedynie raz w miesiącu, co należy rozumieć tak, że powinny one być udostępniane jedynie w przypadku wystąpienia o to przez danego użytkownika.

Niewątpliwie dzięki możliwości otrzymywania od właściciela lub zarządcy budynku informacji o zużyciu ciepła na ogrzewanie lokalu, jeszcze w trakcie okresu rozliczeniowego użytkownik ma lepsze warunki, aby świadomie takim zużyciem gospodarować.

Istotne wątpliwości budzi jednak kwestia „nieodpłatności” za rozliczanie kosztów oraz informacji o zużyciu ciepła. W tym zakresie przepis art. 45c upe może być mylący, jest bowiem niepełny w stosunku do zapisów dyrektywy EED i nie odzwierciedla intencji jej twórców.

Wprawdzie w dyrektywie również jest mowa o nieodpłatności za przekazywaną użytkownikom informację o zużyciu ciepła, jednak równocześnie dodane jest, że „Kosztami zlecenia tego zadania osobie trzeciej, takiej jak dostawca usług lub lokalny dostawca energii, obejmującego opomiarowanie, podział i rozliczanie rzeczywistego, indywidualnego zużycia w takich budynkach, można obciążyć użytkowników końcowych, w zakresie w jakim wysokość tych kosztów jest uzasadniona”.

Regulamin rozliczeń

Zgodnie z art. 45a ust. 10 upe, właściciel lub zarządca budynku wielolokalowego wprowadza wybraną metodę rozliczania całkowitych kosztów zakupu ciepła w formie wewnętrznego regulaminu rozliczeń ciepła przeznaczonego na ogrzewanie tego budynku i przygotowanie ciepłej wody użytkowej dostarczanej centralnie poprzez instalację w budynku. Regulamin rozliczeń podaje się do wiadomości osobom niebędącym odbiorcami zajmującym lokale mieszkalne i użytkowe w budynku wielolokalowym w terminie 14 dni od dnia jego wprowadzenia do stosowania.

Obowiązek opracowania i wprowadzenia regulaminu rozliczeń, o którym mowa w tym przepisie wydaje się niewystarczający z punktu widzenia zarządcy. Rozporządzenie w sprawie warunków ustalania technicznej możliwości i opłacalności zastosowania ciepłomierzy, podzielników kosztów ogrzewania oraz wodomierzy do pomiaru ciepłej wody użytkowej, warunków wyboru metody rozliczania kosztów zakupu ciepła oraz zakresu informacji zawartych w indywidualnych rozliczeniach w § 12 stanowi jedynie, że właściciel lub zarządca budynku dostosuje regulamin rozliczeń w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, w przypadku gdy zmiana wynikająca z rozporządzenia dotyczy metod rozliczania kosztów zakupu ciepła lub zakresu informacji przekazywanych użytkownikom lokali informacji dotyczących rozliczeń kosztów zakupu ciepła. Brakuje przepisu ustalającego treść ramowego regulaminu rozliczeń.

Sankcje za niestosowanie zasad

Użytkownicy mieszkań i lokali mają obowiązek udostępnić swoje pomieszczenia w celu zainstalowania lub wymiany tych ciepłomierzy i urządzeń oraz umożliwić dokonywanie ich kontroli i odczytu wskazań w celu rozliczania kosztów zużytego ciepła w tym budynku. Jeśli tego nie zrobią, właściciel lub zarządca budynku może dochodzić od nich odszkodowania (art. 45a ust. 11a pkt 1 upe). W tym celu należy wykazać, jaka szkoda została poniesiona, zwymiarować ją i wycenić, co zazwyczaj wiąże się z procesem sądowym.

Zgodnie z art. 45a ust. 11a pkt 2 upe użytkownik lokalu, który nie stosuje się do wyżej wymienionych obowiązków może też zostać obciążony przez właściciela lub zarządcę budynku, w okresie rozliczeniowym, kosztami ogrzewania w wysokości nie wyższej niż iloczyn średniej wartości kosztów ogrzewania:

• m³ kubatury budynku wielolokalowego i kubatury lokalu użytkowanego albo
• m² powierzchni budynku wielolokalowego i powierzchni lokalu użytkowanego.

Omawiany przepis nie uwzględnia niestety, że instalacja grzewcza w budynku to rodzaj naczyń połączonych i za jednego lokatora, który „kombinuje” zapłacą solidarnie pozostali mieszkańcy. Uwagi do treści tego przepisu zgłaszane są już od chwili jego uchwalenia w 2016 r., jednak mimo to, ustawodawca do dziś nie zdecydował się na jego zmianę.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 1385 ze zm.).