Zarządca nieruchomości. Jakie są prawa i obowiązki zarządcy nieruchomości?

Zarządca nieruchomości reprezentuje wspólnotę mieszkaniową na zewnątrz. Ponadto ma obowiązek prowadzenie szczegółowej dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej. Jakie są jeszcze najważniejsze obowiązki zarządcy nieruchomości? Jakich czynności nie może samodzielnie podejmować?

Jakie są najważniejsze obowiązki zarządcy nieruchomości?

Na wstępie należy zaznaczyć różnicę między zarządzaniem nieruchomością a administrowaniem, ponieważ zakres czynności wchodzących w skład tych działalności jest często mylony. W zakresie zarządzania nieruchomościami zarządca podejmuje decyzje i wykonuje czynności mające na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością. Natomiast podmiot świadczący usługi z zakresu administrowania realizuje na rzecz wspólnoty mieszkaniowej tylko wycinek czynności objętych zarządzaniem. Zakres działań związany z zarządzaniem nieruchomością jest zatem o wiele szerszy od administrowania. Ponadto decyzje dotyczące nieruchomości wspólnej, w przypadku wyłącznie administrowania, podejmuje zarząd.Zarządzanie to jednak nie tylko sprawne i racjonalne podejmowanie decyzji. Najważniejsze dla dobrej współpracy i realizacji obowiązków zgodnie z oczekiwaniami są dobre relacje z mieszkańcami, wsłuchiwanie się w ich potrzeby i oczekiwania, pomoc w rozwiązywaniu problemów, szybka reakcja na różne sygnały ostrzegawcze czy też pełnienie funkcji doradczych. Natomiast jeśli mówimy o zadaniach wynikających z przepisów prawa, to głównym obowiązkiem jest reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz. Ponadto zadania zarządcy nieruchomości wynikające z przepisów prawa to m.in.:

• prowadzenie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej w zakresie wszystkich obszarów, w których jest ona obsługiwana – począwszy od dokumentów związanych ze stanem technicznym budynków przez ich eksploatację po księgowość oraz archiwizację;
• zapewnienie kompleksowej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości;
• zakres tego obszaru działań obejmuje m.in. wyszukiwanie usługodawców, zagwarantowanie bieżącej konserwacji nieruchomości, utrzymywanie czystości czy też zapewnienie ubezpieczenia obiektu; terminowe przeprowadzanie przeglądów stanu nieruchomości i urządzeń, które stanowią jej wyposażenie; ważnym zadaniem jest szybka reakcja i sprawne usuwanie pojawiających się awarii; zarządca odpowiada również za organizację remontów oraz modernizację budynków, w tym wybranie najkorzystniejszych dla wspólnoty ofert i czuwanie nad prawidłowym przebiegiem prac oraz dotrzymywaniem terminów;
• przygotowywanie projektów uchwał i umów;
• od strony finansowej: zapewnienie obsługi konta bankowego, prowadzenie terminowo sprawozdawczości, rozliczenia z urzędami oraz obsługa w zakresie windykacji należności; ważnym elementem jest również zapewnienie mieszkańcom wglądu do rozliczeń finansowych – najlepszą i coraz bardziej powszechną formą dostępu jest możliwość zapoznania się z dokumentacją przez internet;
• obsługa zebrań wspólnot mieszkaniowych – zarządca zwołuje zebranie, o którym musi w odpowiednim terminie zawiadomić mieszkańców na piśmie, opracowuje porządek obrad oraz sporządza z niego protokół.

Należy przy tym podkreślić, że nie są to jedyne zagadnienia, gdyż obszar zarządzania nieruchomościami jest tak duży i często nieprzewidywalny, że podejmując się obsługi wspólnoty mieszkaniowej, należy być przygotowanym do wykonywania różnych zadań.

Jakich czynności nie może samodzielnie podejmować zarządca nieruchomości?

Czynności, których zarządca nie może wykonywać samodzielnie, czyli bez uprzedniej zgody wspólnoty mieszkaniowej wyrażonej w formie uchwały, zostały określone w ustawie o własności lokali z dnia 4 kwietnia 2019 r. (DzU z 2019 r., poz. 737). Są to tzw. czynności przekraczającezwykły zarząd. Należy jednak mieć na uwadze, iż nie jest to katalog zamknięty i każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Do najważniejszych czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu można zaliczyć m.in:

• ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
• przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
• ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
• zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, dokonania podziału takiej nieruchomości czy udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej;
• wytoczenie powództwa, gdy zobowiązany właściciel zalega długotrwale i uporczywie z zapłatą należnych od niego opłat.

W celu realizacji czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wspólnota mieszkaniowa podejmuje uchwałę, w której wyraża zgodę na dokonanie określonej czynności lub udziela zarządowi pełnomocnictwa.

Zarządzanie obiektami wspólnot mieszkaniowych a lokalami komunalnymi

Podstawową różnicą jest to, że w przypadku lokali komunalnych właścicielem jest gmina, której lokale mają najemców, a we wspólnocie mieszkaniowej jest to zwykle osoba fizyczna. Pociąga ona za sobą różnice w realizacji obowiązków administratora, tzn. w przypadku nieruchomości komunalnych staje się on pośrednikiem pomiędzy najemcą a właścicielem. Zakres jego obowiązków, oprócz umowy o administrowanie, regulowany jest w ustawie o ochronie praw lokatorów, która określa prawa i obowiązki najemcy. Ponadto przepisy prawa miejscowego narzucają dodatkowe obowiązki zarówno na właściciela, jak i administratora.

Zarządzanie lokalami komunalnymi stawia przed administratorem zupełnie nowe wyzwania związane ze specyfiką najemcy zamieszkującego np. w mieszkaniach socjalnych, w związku z czym konieczne jest poczucie empatii w stosunku do takich lokatorów. I w tym przypadku dużą rolę odgrywa administrator, który jest w bezpośrednim kontakcie z najemcami. W obsłudze mieszkań komunalnych widoczna jest również różnica w podejściu lokatorów do poszanowania nieruchomości. Właściciel lokalu, ponosząc koszty jego zakupu, zwraca uwagę na części wspólne budynku i jego otoczenie, czuje pełną odpowiedzialność za tę nieruchomość i zależy mu na jak najwyższym standardzie najbliższego otoczenia – wśród najemców lokali komunalnych nie jest to niestety normą.

Jakie zagadnienia obecnie sprawiają zarządcom nieruchomości najwięcej trudności? 

Każde z tych zagadnień wymaga dużego zaangażowania ze strony zarządcy nieruchomości, a stopień pojawiających się trudności w ramach tych obszarów zależy od danej wspólnoty mieszkaniowej, bo każda ma inne problemy. Są wspólnoty, w których lokatorzy terminowo wywiązują się ze swoich zobowiązań finansowych i takie, w których problemy z terminowymi płatnościami mają większą skalę. Rolą zarządcy jest zaproponowanie skutecznych rozwiązań dla różnych sytuacji i wprowadzenie systemu, który będzie sprawnie odzyskiwał zaległe należności, gdyż windykacja jest naturalnie wpisana w działalność każdej wspólnoty mieszkaniowej i stanowi ważny obszar w ramach zarządzania nieruchomością.Prowadzenie bieżącej windykacji ma wpływ na stan finansów we wspólnocie, determinuje jej płynność finansową. Natomiast, aby utrzymać obiekt w należytym stanie technicznym, trzeba mieć na uwadze cykliczne i terminowe przeprowadzanie przeglądów i kontroli. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości usterki muszą być natychmiast usunięte, a to wiąże się z wieloma działaniami, które koordynuje zarządca.Na właściciela nieruchomości nałożony jest obowiązek usunięcia nieprawidłowości, jeśli takie wystąpią, z czego często członkowie wspólnot nie zdają sobie sprawy. Dlatego też zarządca musi informować o zagrożeniach, jakie mogą się pojawiać, oraz doradzać w zakresie priorytetów związanych z planowanymi przez wspólnoty inwestycjami w celu unikania sytuacji, które mogłyby zagrozić życiu mieszkańców. Prawidłowe utrzymanie stanu technicznego nieruchomości służy przede wszystkim zapewnieniu mieszkańcom bezpieczeństwa związanego z eksploatacją nieruchomości, a zarazem stanowi wizytówkę skuteczności działań zarządcy.

Kwestie techniczne związane z kontrolą, eksploatacją i konserwacją zarządzanych obiektów?

Najistotniejszą kwestią dotyczącą eksploatacji technicznej obiektów budowlanych jest przestrzeganie przepisów prawa budowlanego w zakresie terminowości obligatoryjnych przeglądów stanu obiektu (budowlanych, gazowych, kominiarskich oraz, co pięć lat, pomiarów elektrycznych). Ich prawidłowe przeprowadzenie umożliwia wykrycie wszelkich nieprawidłowości w działaniu obiektu, wynikających nie tylko z przyczyn zewnętrznych (np. uszkodzenia spowodowanego warunkami atmosferycznymi), ale także z niewiedzy lub zaniedbań najemców lub współwłaścicieli obiektu. Najczęstszym problemem jest nieprawidłowa eksploatacja przez właścicieli lokali przewodów wentylacyjnych bądź spalinowych, jak również podłączonych do nich urządzeń.Przeprowadzane terminowo przeglądy umożliwiają również przygotowanie wieloletnich planów inwestycyjnych dotyczących infrastruktury obiektu. Ich brak zagrożony jest karą grzywny na podstawie art. 93 pkt 8 ustawy Prawo budowlane z dnia 7 czerwca 2018 r. (DzU z 2018 r., poz. 1202 ze zm.).

Zarządca nieruchomości i książka obiektu budowlanego

Książka obiektu budowlanego służy do rejestracji wszystkich zdarzeń technicznych, jakie miały miejsce w danym obiekcie budowlanym. Nieprawidłowo prowadzona dokumentacja budynku może przyczynić się do złego stanu technicznego obiektu, w konsekwencji stwarzając zagrożenie dla ludzi i mienia. Nieprowadzenie książki obiektu budowlanego oraz nieprzechowywanie dokumentacji eksploatacyjnej obiektu budowlanego, na podstawie art. 93 pkt 9 ustawy Prawo budowlane, zagrożone jest karą grzywny.

Zniesieniu obowiązku posiadania licencji przez zarządcę nieruchomości - konsekwencje

Zniesienie obowiązku posiadania licencji przez zarządcę nieruchomości spowodowało otwarcie rynku oraz możliwość pojawienia się na nim wielu małych, niekompetentnych firm, które nie mając doświadczenia i odpowiednich kwalifikacji, wygrywają z licencjonowanym administratorem niższą stawką za usługi. Deregulacja zawodu zarządcy niesie zagrożenie wyboru niekompetentnego administratora w oparciu wyłącznie o stawkę, co powoduje określone ryzyka dla budynku i wspólnoty mieszkaniowej.

Zarządca nieruchomości - zapewnienie rzetelności i kwalifikacji

Przybywa osób nieznających podstawowych regulacji prawnych, dokumentów niezbędnych do prowadzenia nieruchomości, rodzajów i terminów czynności kontrolnych czy konserwacyjnych. Wielu działań się nie planuje, co skutkuje coraz większą liczbą niedociągnięć, braków czy uchybień.Zamiast planowania operacyjnego i finansowego niektóre firmy administrujące (bez doświadczenia i kwalifikacji) skupiają się przede wszystkim na bieżącej reakcji na problemy budynku, nie prowadząc strategicznego, przemyślanego działania (brak planów gospodarczych, terminowych przeglądów itp.). Deregulacja zawodu zarządcy spowodowała, że powstające nowe podmioty bez odpowiednich kwalifikacji mogą nie zapewnić bezpieczeństwa obiektu i nie wywiązywać się z podstawowych obowiązków administracyjnych.

Jak wygląda proces wyboru zarządcy nieruchomości?

Istnieje kilka sposobów ustanowienia zarządcy. Powszechną formą jest powierzenie zarządu nieruchomością w umowie ustanawiającej odrębną własność pierwszego lokalu w nieruchomości deweloperskiej. Możliwe jest też powołanie zarządcy w drodze uchwały wspólnoty mieszkaniowej zaprotokołowanej przez notariusza. W przypadku gdy wspólnota chce dokonać zmiany zarządcy, aktualny zarządca powinien podjąć czynności zmierzające do zwołania zebrania wspólnoty i załatwienia formalności. Może się jednak zdarzyć, że nie zostanie ono zwołane, pomimo że zarządca jest do tego zobowiązany. W takim przypadku wspólnota powinna złożyć aktualnemu zarządcy wniosek o zwołanie zebrania wraz z projektem uchwały oraz proponowanym porządkiem obrad, najlepiej już z konkretną propozycją daty i godziny spotkania. Wniosek mogą złożyć właściciele lokali, którzy mają co najmniej 10% udziałów we wspólnocie. Wielkość udziałów można sprawdzić w prowadzonej przez ministerstwo sprawiedliwości internetowej przeglądarce ksiąg wieczystych. Uprawnieni do podpisania wniosku są wyłącznie właściciele lokali.

Jeżeli wniosek jest poprawnie napisany, zarządca ma obowiązek zwołać zebranie, poinformować o nim wszystkich właścicieli lokali i zaprosić na nie notariusza.Wybierając nowego zarządcę, należy wziąć pod uwagę: doświadczenie kandydata, rekomendacje, proponowany zespół ludzi wspierających zarządcę, obecność na terenie nieruchomości administratora delegowanego przez zarządcę, cenę usługi.

Jak wprowadzenie RODO wpłynęło na pracę zarządców nieruchomości?

Wdrożenie RODO związane było z koniecznością przygotowania się do szeregu nowych obowiązków, zarówno proceduralnych, jak i organizacyjnych. Niezbędna była aktualizacja dokumentacji, zorganizowanie szkoleń dla pracowników, przeprowadzenie audytów orazinwentaryzacja przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia. Dla firm zarządzających nieruchomościami wprowadzenie nowych przepisów wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami.

Podmioty te, będąc przedstawicielami zarządzanych przez siebie nieruchomości, odpowiadają między innymi za realizację praw i obowiązków wskazanych w RODO, takich jak: obowiązek informacyjny oraz zapewnienie zgodnej z prawem dokumentacji. Przykładowo, w niektórych sytuacjach konieczne może okazać się zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, a w przypadku monitorowania części nieruchomości wspólnych, wprowadzenie regulaminu monitoringu wizyjnego. Działalność zarządcy w świetle RODO wiąże się również ze zwiększonym ryzykiem dotyczącym potencjalnych roszczeń cywilnych lub kar administracyjnych wprowadzonych przez nowe prawo.

Jak odbywa się ściąganie należności od właścicieli lokali?

Proces egzekwowania należności może różnić się u poszczególnych przedsiębiorców. Zwykle wszczyna się procedurę windykacyjną, jeśli dłużnik zalega z opłatami co najmniej od dwóch do trzech pełnych okresów płatności, wysyłając wezwanie do zapłaty, a w przypadku braku spłaty – ostateczne wezwanie do zapłaty. W przypadku nieuregulowania zadłużenia w terminie określonym w ostatecznym wezwaniu do zapłaty kieruje się sprawę do sądu, a po otrzymaniu tytułu wykonawczego – wniosek do komornika o wszczęcie egzekucji.

Ważne jest, by odpowiednio wcześniej kierować sprawę do sądu, aby nie doprowadzić do jej przedawnienia.Należy podkreślić, że na każdym etapie windykacji przedsądowej możliwe jest uzyskanie porozumienia z dłużnikiem w sprawie uregulowania należności poprzez złożenie przez niego oświadczenia, w którym zobowiąże się do spłaty zadłużenia w wyznaczonym terminie lub zawarcia ugody, co wstrzymuje dalszy proces windykacji.